RFQ (Request for Quotation)

Définition

Le RFQ (Request for Quotation, demande de cotation) est la consultation par laquelle un acheteur demande un prix ferme sur un besoin entièrement spécifié : références précises, quantités, niveaux de qualité, délais, conditions de livraison. La solution étant fixée, la comparaison porte sur le prix et les conditions commerciales, ce qui en fait l’outil des achats standardisés et récurrents.

Enjeux et pratique

Le RFQ est l’instrument le plus simple de la panoplie achats, et cette simplicité a une condition stricte : la spécification complète. Un RFQ ne fonctionne que si tout ce qui compte est défini à l’avance, car tout ce qui n’est pas spécifié sera arbitré par chaque fournisseur à sa façon, et le moins-disant apparent sera souvent celui qui a le plus rogné sur le non-spécifié. Le RFQ sur un besoin flou produit des prix incomparables déguisés en tableau comparatif.

Son terrain naturel : fournitures catalogues, prestations normées, renouvellements de marchés déjà cadrés, mises en concurrence rapides sur des contrats existants bien documentés. Sur ce terrain, il offre la rapidité (réponses en jours, pas en semaines), la comparabilité immédiate et la traçabilité de la mise en concurrence, utile en interne comme en cas d’audit.

Deux disciplines en font la valeur. La complétude du dossier : spécifications, quantités fermes ou fourchettes engageantes, conditions logistiques, exigences de qualité et de conformité, durée de validité des prix demandée ; chaque omission est une future ligne de surcoût. Le traitement de la cotation reçue : une cotation acceptée forme un contrat, avec les conditions générales qui l’accompagnent. Le réflexe de commander sur la cotation du fournisseur, à ses conditions, sans la rattacher à un contrat cadre ou aux CGA de l’entreprise, replace chaque achat dans l’incertitude de la bataille des formulaires. Le RFQ efficace s’adosse à un socle contractuel préexistant : les prix se remettent en concurrence, les conditions juridiques restent stables.

Exemple concret

Une entreprise consulte trois fournisseurs en RFQ pour ses consommables industriels. Le moins-disant l’emporte avec 12 % d’écart. Six mois plus tard, le bilan réel s’inverse : conditionnements non spécifiés inadaptés aux lignes, franco de port à un seuil jamais atteint, délais allongés. Le RFQ suivant intègre ces paramètres dans le bordereau : l’écart entre fournisseurs tombe à 3 %, et le choix change.

Question fréquente

Quand préférer un RFQ à un RFP ?

Quand la solution est entièrement définie et que seul le prix départage : produits normés, prestations standardisées, renouvellements documentés. Dès que la manière de faire compte (méthodologie, équipe, engagement de service à concevoir), le RFP s’impose : demander un prix sur un besoin ouvert, c’est acheter une inconnue.